Từ bài này, bạn không còn chỉ “học cách dùng AI”. Bạn sẽ dùng những mental model ở Phase 1 để tạo một artifact công việc thật: một briefing 1 trang trước cuộc họp.
Bạn có 20 phút. Thông tin nằm rải rác ở ba nguồn và có vài điểm không khớp nhau.
📊 Project Plan
Scope: 5 stores
Go-live: 20/9
Owner: Operations
✉️ Email update 16/9
Scope: 4 stores confirmed
Go-live: 23/9 proposed
Store E đang chờ xác nhận hệ thống.
📝 Weekly status
Status: GREEN
Training: 80% complete
Không có evidence ref cho “GREEN”.
Nếu chỉ có 5 phút, bạn nên làm gì trước?
🔎 STEP 1 · RECONCILE SOURCES
2. Đặt các nguồn cạnh nhau
Chủ đề
Project Plan
Email 16/9
Weekly Status
Điều cần chú ý
Scope
5 stores
4 confirmed
—
Scope chưa chốt
Go-live
20/9
23/9 proposed
—
Date mismatch
Readiness
—
Store E chờ hệ thống
GREEN
Status chưa có evidence
Training
—
—
80% complete
Cần biết phần 20% còn lại là gì
Mục tiêu của bước này không phải “chọn source đúng”. Mục tiêu là nhìn thấy mismatch, gap và chỗ cần human check.
🎯 STEP 2 · PRIORITIZE
3. Không phải tất cả thông tin đều đáng đưa vào brief
Meeting brief 1 trang phải giúp người đọc biết: điều gì thay đổi, điều gì cần quyết định và điều gì có thể làm trễ việc.
Chọn các nội dung nên xuất hiện trong brief
🧠 STEP 3 · DECISIONS & OPEN QUESTIONS
4. Một brief tốt không chỉ tóm tắt — nó chuẩn bị cho quyết định
Decision / confirmation needed
Scope cuối cùng là 4 hay 5 stores?
Go-live 20/9 hay 23/9?
Store E có block toàn bộ rollout hay tách riêng?
Open questions
GREEN dựa trên evidence nào?
20% training còn lại gồm ai / nội dung gì?
Dependency hệ thống của Store E dự kiến resolve khi nào?
🛠 STEP 4 · USE AI TO BUILD
5. Bây giờ mới nhờ AI tạo brief
Hãy tạo một pre-meeting brief 1 trang từ các nguồn dưới đây.
Yêu cầu:
- Không tự chọn source nào đúng khi thông tin mâu thuẫn.
- Phân biệt rõ: confirmed / proposed / open / needs confirmation.
- Không coi GREEN là bằng chứng hoàn thành nếu không có evidence.
- Chỉ giữ thông tin có ảnh hưởng đến decision, risk, dependency hoặc next action.
Cấu trúc:
1. Current status
2. Key changes since last update
3. Decisions / confirmations needed
4. Risks & dependencies
5. Open questions
6. Owner / next check
Nếu thiếu owner hoặc deadline, ghi “cần xác nhận”.
📄 STEP 5 · REVIEW DRAFT
6. Draft brief từ AI
Current status
4 stores đã được xác nhận cho rollout.
Store E vẫn đang chờ xác nhận hệ thống.
Training đạt 80%; chưa rõ impact của phần còn lại.
Key changes
Go-live trong plan là 20/9; email 16/9 đề xuất 23/9.
Scope trong plan là 5 stores; cập nhật mới nhất mới xác nhận 4.
Decisions / confirmations needed
Chốt scope 4 hay 5 stores.
Chốt go-live date.
Xác nhận cách xử lý Store E nếu dependency chưa resolve.
Risks & dependencies
System readiness tại Store E.
20% training chưa hoàn tất.
Weekly status “GREEN” chưa có evidence ref.
Owner / next check
Scope & go-live: cần xác nhận owner.
Store E system dependency: cần xác nhận owner và ETA.
Training gap: cần xác nhận owner.
Điểm nào cần sửa trước khi gửi brief này?
⏸ BUILD CHECKPOINT
7. Artifact này đã đủ để dùng trong cuộc họp chưa?
1 · Grounded Mỗi claim quan trọng có source hoặc trạng thái rõ?
2 · Decision-ready Có decision / confirmation needed rõ?
3 · Action-ready Có owner / next check rõ?
Viết 1 câu bạn sẽ dùng để giới thiệu brief trong cuộc họp
🎯 ARTIFACT CUỐI BÀI
8. Tạo Pre-Meeting Brief của riêng bạn
Chọn một cuộc họp thật bạn sắp tham gia và điền 6 phần dưới đây.
Current status
Key changes
Decisions / confirmations needed
Risks & dependencies
Open questions
Owner / next check
0/4
Bạn đã hoàn thành Build 1 · Meeting Brief.
Một câu để mang theo: Meeting brief tốt không chỉ tóm tắt quá khứ — nó làm rõ điều gì cần được quyết định tiếp theo.